Jak założyć organizację?

I. Założenie i zarejestrowanie stowarzyszeniaStowarzyszenie zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń, innychorganizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznychzakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)to jedna z form prowadzenia działalności społecznej. Stowarzyszeniejest zakładane na zebraniu założycielskim, przez co najmniej15 osób, które stają się członkami założycielami stowarzyszenia.N a zebraniu założycielskim członkowie podejmują uchwałyo: powołaniu organizacji, wyborze komitetu założycielskiego (art. 9),uchwaleniu statutu (art. 10), mogą też wybrać zarząd i komisję rewizyjną.Następnie komitet założycielski składa wniosek (razem z wymaganymizałącznikami) o rejestrację stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego(KRS). Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną z chwiląwpisania do KRS.Kto może założyć stowarzyszenie?Kto może być członkiem stowarzyszenia?Stowarzyszenia mogą tworzyć obywatele polscy, mający pełną zdolnośćdo czynności prawnych (osoby, które ukończyły 18 lat i nie sąubezwłasnowolnione) i nie pozbawieni praw publicznych (art. 3 ust.1). Małoletni poniżej 16 lat może należeć do stowarzyszenia, jeśliwyrażą na to zgodę jego przedstawiciele ustawowi (np. rodzice), niemoże jednak korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego.Natomiast małoletni w wieku 16-18 lat (mający ograniczoną zdolnośćdo czynności prawnych) może należeć do stowarzyszenia orazkorzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego, ale w składziezarządu danego stowarzyszenia większość muszą stanowić osobyABC Orga nizac ji Poza rządo wychKujakowice Górne, listopad 2009 r. 6o pełnej zdolności do czynności prawnych. Jeżeli jednak jednostkaorganizacyjna stowarzyszenia zrzesza wyłącznie małoletnich, mogąoni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki (art. 3 ust. 2 i 3).Cudzoziemiec, niemający zameldowania na terytorium Polski, możewstąpić do stowarzyszenia, którego statut przewiduje taką możliwość.Cudzoziemcy, mający zameldowanie w naszym kraju, mogą tworzyćstowarzyszenia zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich(art. 4 ust. 1 i 2).Osoba prawna może być tylko członkiem wspierającym stowarzyszenia(art. 10 ust. 3). Ustawa nie określa jednak szczegółowo, na czym polega„bycie członkiem wspierającym stowarzyszenia” – powinien to regulowaćstatut.Stowarzyszenia, w liczbie, co najmniej 3, mogą także założyć związekstowarzyszeń (federację). Założycielami i członkami związku mogą byćtakże inne osoby prawne, z tym, że osoby prawne mające cele zarobkowemogą być członkami wspierającymi (art. 22 ust. 1).Na jakim etapie zakładania stowarzyszenia,trzeba mieć statut?Statut to najważniejszy wewnętrzny dokument – „konstytucja” stowarzyszenia– to pisemnie potwierdzona informacja o zasadach jego działania.Jest uchwalany przez członków założycieli na zebraniu założycielskim.Zwołanie i przeprowadzenie zebrania założycielskiegoPierwszym krokiem prowadzącym do zarejestrowania stowarzyszeniajest zwołanie zebrania założycielskiego, które podejmuje oficjalnąuchwałę o powołaniu do życia stowarzyszenia. Kolejne etapy zebraniazałożycielskiego to:- wybór komitetu założycielskiego;- podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia, przyjęciu statutu;- wybór władz (zarządu i komisji rewizyjnej).Pamiętajmy, że wybranie zarządu i komisji rewizyjnej nie jest warunkiemkoniecznym do zarejestrowania stowarzyszenia, władze stowarzyszeniamożna wybrać w terminie późniejszym - po zarejestrowaniu w KRS, czylina pierwszym walnym zebraniu już zarejestrowanego stowarzyszenia. Poco więc wybierać od razu zarząd i komisję? Ze względów praktycznych– to rozwiązanie ma bowiem tę zaletę, że nie trzeba tuż po zarejestrowaniuw KRS zwoływać walnego zebrania, aby wybrać zarząd i komisjęrewizyjną, a dodatkowo płacić za zgłoszenie zmian do KRS. W zebraniuzałożycielskim musi wziąć udział co najmniej 15 osób. Staną się oneczłonkami założycielami danego stowarzyszenia. Warto zaprosić kilkaosób więcej, gdyby okazało się, że ktoś z jakiejś przyczyny nie dotrzena zebranie. Żeby sprawnie przeprowadzić zebranie należy wcześniejustalić różne szczegóły organizacyjne: wybrać miejsce i ustalić terminzebrania, znaleźć osobę, która sprawnie poprowadzi zebranie, a takżeosobę, która spisze protokół z zebrania i przygotuje niezbędne dokumenty.Przed zebraniem założycielskim przygotowujemy:1. Projekt statutuWstępny projekt statutu dobrze jest przygotować wcześniej (czyliprzed zwołaniem zebrania założycielskiego) i dostarczyć go do wgląduwszystkim członkom przyszłego stowarzyszenia. Głosowanie zaprzyjęciem statutu i jego zatwierdzenie musi mieć miejsce na zabraniuzałożycielskim.2. Dokumenty:A. Listę członków założycieli z danymi: imię i nazwisko; datai miejsce urodzenia; adres zameldowania; numer dowodu osobistego,PESEL; własnoręczny podpis (bardzo ważne!). Listę możemymieć od razu pełną lub możemy ją uzupełnić o brakujące informacjeprzed zebraniem lub w trakcie zebrania. Wygodnie jest, jeśli ta samalista zawiera (też) oświadczenie członków założycieli o: posiadaniuobywatelstwa polskiego, pełnej zdolności czynności prawnychi pełni praw obywatelskich (zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy Prawoo stowarzyszeniach). Listę trzeba przygotować w dwóch egzemplarzach,które składamy w KRS. Uczestnicy zebrania podpisują oba egzemplarze.B. Teksty uchwał, które muszą być podjęte w trakcie zebrania: uchwałao powołaniu stowarzyszenia - uchwała nr 1; uchwała o przyjęciustatutu - uchwała nr 2; uchwała o wyborze komitetu założycielskiegouchwałanr 3.Ewentualnie można też podjąć uchwałę o wyborze zarządu - uchwałynr 4 oraz uchwałę o wyborze organu kontroli wewnętrznej - komisjirewizyjnej - uchwała nr 5Uchwały można wpisać do protokołu zebrania lub dołączyć jakozałączniki do protokołu. Wszystkie uchwały stanowiące załączniki doprotokołu zebrania podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant(sekretarz).Proponowany, przykładowy przebieg zebrania założycielskiego:1. Przedstawienie celu zebrania oraz jego uczestników.2. Ustalenie sposobu głosowania i podejmowania uchwał.3. Wybór przewodniczącego (prowadzi spotkanie) i sekretarza (sporządzaprotokół z zebrania) - kandydaci mogą zgłosić się sami lub zostaćzgłoszeni przez inne osoby. Ostateczny wybór dokonywany jest w głosowaniujawnym - przechodzą osoby, które uzyskają najwięcej głosów.4. Wybór komisji skrutacyjnej, która zbiera i liczy głosy(komisję powołujemy, jeżeli głosowanie jest tajne, czylijeśli statut przewiduje taki sposób głosowania).5. Podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia (uchwała nr 1).6. Dyskusja nad statutem, zgłoszenie i ewentualnezatwierdzenie poprawek oraz uwag.7. Podjęcie uchwały o przyjęciu statutu (uchwała nr 2).8. Zgłoszenie kandydatów i wybór komitetu założycielskiego(np. 2-3 osoby) stowarzyszenia w głosowaniu jawnym (podjęcieuchwały o wyborze komitetu założycielskiego - uchwała nrEwentualnie (ewentualnie, ponieważ nie ma takiej koniecznościprawnej, ale ze względów praktycznych jeśli jest to możliwe,warto wybrać zarząd i komisję rewizyjną od razu):9. Wybór władz stowarzyszenia: zarządu i organu kontroliwewnętrznej, np. komisji rewizyjnej (podjęcie dwóchuchwał o wyborze władz - uchwały nr 4 i 5).10. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru prezesa, skarbnika i innychosób mających pełnić określone funkcje w zarządzie stowarzyszenia.Warto dokonać takiego wyboru od razu, ponieważ na formularzu KRSWK,który jest załącznikiem do wniosku o rejestrację stowarzyszeniajest pole, w którym należy wpisać funkcje osoby w organie reprezentacji.11. Zamknięcie zebrania.Na tym kończy się zebranie założycielskie. Komitet założycielski, którybierze na siebie formalności związane z rejestracją, musi teraz wypełnićwłaściwe formularze oraz skompletować wymagane dokumentyi załączniki. Komitet założycielski powinien też dopilnować, aby zostałspisany protokół z zebrania założycielskiego.Wniosek rejestracyjny, czyli z czego składa się wnioseko rejestrację nowego stowarzyszenia w KRS?Po odbyciu zebrania założycielskiego stowarzyszenia, musimy złożyćwniosek rejestracyjny do KRS. Obowiązek ten należy do komitetuzałożycielskiego, w związku z tym musi on wypełnić właściwe formularzeoraz przygotować wymagane dokumenty i załączniki (np. statut,uchwały).Wniosek o rejestrację w KRS składa się z: urzędowych formularzy,dokumentów, załączników.Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa na urzędowychformularzach:KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia– jego nazwy, siedziby itd.KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (najednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatemjeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takieformularze dla zarządu)KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej(na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóchosób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybraliśmy np. trzy osoby towypełniamy dwa takie formularze dla komisji)KRS-WF – służy do zgłoszenia informacji o osobach wchodzącychw skład komitetu założycielskiego (składamy ten formularz tylko wtedy,gdy rejestrujemy stowarzyszenie, które na zebraniu założycielskim niewybrało władz)KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczeji wpisania, tym samym, stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców;składamy go tylko wtedy, gdy organizacja ma zapisaną w statuciemożliwość prowadzenia działalności gospodarczej i chce rozpocząć tędziałalność od razu po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń; jeślistowarzyszenie ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalnościgospodarczej, ale chce tę działalność rozpocząć w późniejszymczasie, to tego formularza nie składa.Formularz podstawowy (KRS-W20) służy do zgłoszenia głównej treściwniosku, a więc wpisuje się w nim (zgodnie ze wskazaniami w polachformularza):1. nazwę i wydział sądu2. rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowaniealbo przerejestrowanie z innego rejestru)3. określenie formy prawnej organizacji (np.stowarzyszenie lub fundacja)4. adres do korespondencji i ewentualniedane pełnomocnika procesowego5. zasadniczą treść zgłoszenia (np. powstanie organizacjii przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby)6. informacje o formularzach załączników i dokumentachNa pierwszej stronie formularza podstawowego znajdujesię krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić.Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów, i tak:Formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie,komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami. Trzebawypełniać tylko pola jasne. Wszystkie pola, których nie wypełniamy(nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniemukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreskanie została postawiona przypadkiem). W polach, w których istniejemożliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów(chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartośćpola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czymczęsto się zapomina. Brak przekreślenia będzie informacją, że organizacjazapomniała wpisać właściwą treść. Formularze muszą być wypełnioneczytelnie (stąd zasada drukowanych liter), a także właściwie podpisane.Na kolejnych stronach formularzy, przy poszczególnych polach, teżmogą znajdować się dodatkowe instrukcje, np. „W przypadku, gdypodmiot nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców, pole oznaczonenumerem 33 należy przekreślić”.Jakie dokumenty załączamy do wnioskurejestracyjnego nowego stowarzyszenia?Do wniosku o rejestrację stowarzyszenia załączamy:-statut stowarzyszenia – dwa egzemplarze, podpisane przez komitetzałożycielski-protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisaneprzez przewodniczącego i sekretarza zebrania-lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsceurodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, numerPESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodaćinformacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienionew ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składająjednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwaegzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania-podjęte na zebraniu uchwały – wszystko w dwóch egzemplarzach,podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały:o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetuzałożycielskiego; także uchwałę o wyborze zarządu i uchwałęo wyborze komisji rewizyjnej, jeśli takie uchwały podjęliśmy)-dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru (składamy gotylko wtedy, gdy zgłaszamy jednocześnie wpis działalności gospodarczejdo rejestru przedsiębiorców).Jeśli stowarzyszenie rejestruje równocześnie działalność gospodarcząskłada dodatkowo:-wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania fundacjiuwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionympracownikiem sądu-wniosek o wpis w rejestrze REGON (druk RG-1)-zgłoszenie identyfikacyjne do Urzędu Skarbowego (druk NIP-2) wrazze wskazaniem właściwego naczelnika US; do NIP-2 trzeba dołączyćumowę/dokument umożliwiającą korzystanie z lokalu w którym jestsiedziba (może to być np. umowa użyczenia lokalu)-zgłoszenie płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeńspołecznych (o ile chce od razu zatrudniać pracowników)-KRS, niezwłocznie po zarejestrowaniu organizacji (najdalej w ciągu 3dni roboczych), prześle ww. wnioski do właściwych urzędów.Uwaga! Formularzy RG-1 i NIP-2 nie trzeba składać jeśli dokumentyrejestrowe są przesyłane w postaci elektronicznej.Wszystkie dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymiprzez notariusza.Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnychkompletów wniosku (podwójne formularze, załączniki i dokumenty),bowiem jeden komplet jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującegodziałalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu(lub prezydenta miasta na prawach powiatu).Co musi zrobić stowarzyszenie po zarejestrowaniusię w KRS?Stowarzyszenie po zarejestrowaniu w KRS:-składa wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotówgospodarki narodowej przez co uzyska numer REGON;-zakłada konto bankowe;-zgłasza się do urzędu skarbowego w celu uzyskanianumeru identyfikacji podatkowej – NIP.